Wat we van je weten. Waarom. En hoe lang.

In het kort

• airco-onderhouden.nl is een site van Airco Holland B.V. in Hoofddorp. Wij zijn verantwoordelijk voor wat er met je gegevens gebeurt.
• Deze site bewaart zelf niets van je en zet geen cookies. We meten ook niet hoe de site gebruikt wordt.
• Stel je een vraag aan Fris, onze assistent, of bel of mail je ons, dan komt dat in ons klantsysteem. Een AI helpt met lezen en antwoorden. Een mail van ons gaat pas weg als Rein of Peter erop klikt, behalve de inloglink die je zelf aanvraagt.
• We verkopen je gegevens niet.
• Je mag altijd vragen wat we van je weten, en het laten verbeteren of wissen.

Wie we zijn

Airco Holland B.V. is verantwoordelijk voor je gegevens, ook voor wat er op deze site gebeurt. Rein Gerritse en Peter Reijling zijn de eigenaren.

Heb je een vraag over je gegevens, bel of mail ons. Rein zoekt het voor je uit.

Als je deze site bekijkt

Deze site zet geen cookies, en we meten niet hoe je hem gebruikt. Lettertypen, foto's en de rest komen van onze eigen server, dus je browser haalt die niet bij andere bedrijven op.

Zoals elke server houdt die van onze host Hostinger bij wie er langskomt: het tijdstip, je IP-adres, welke pagina je opvroeg, je browser en toestel, en uit welk land je kwam (afgeleid uit je IP-adres).

We gebruiken die gegevens alleen voor de site zelf: om storingen en aanvallen te zien, en om kapotte links te repareren. Dat mag, omdat we er een gerechtvaardigd belang bij hebben: een site die werkt en veilig is.

Als je met Fris praat

Fris is onze digitale assistent. Op de pagina Abonnement uitrekenen staat het gesprek meteen open. Op de andere pagina's gaat het nooit vanzelf open, alleen als je op een knop klikt, zoals die rechtsonder. Onder het gesprek staat dat Fris een automatische assistent is.

Wat je typt, gaat naar ons klantsysteem, zodat Rein kan meelezen. Om je te antwoorden, gaat je vraag ook naar Claude, de AI van Anthropic. Fris antwoordt alleen uit onze eigen teksten, pakketten en prijzen. Weet hij iets niet zeker, dan zegt hij dat en gaat je vraag naar Rein.

Wil je weten wat onderhoud bij jou kost, dan vraagt Fris je naam, woonplaats, telefoonnummer en mailadres, en voor een afspraak ook je adres. Die komen in ons klantsysteem, bij je gesprek. De AI rekent en plant daarbij niet zelf: de prijs komt uit onze prijslijst en de vrije momenten uit onze agenda, volgens vaste regels in ons klantsysteem.

Geef je Fris je adres voor een afspraak, dan kijken we of straat, huisnummer en postcode bij elkaar horen. Daarvoor gaan alleen je postcode en huisnummer naar de openbare adreszoeker van PDOK, die de officiële adressen uit de Basisregistratie Adressen kent. Je naam gaat niet mee.

Plan je met Fris een onderhoudsbeurt op een dag en tijd na de eerstvolgende twee werkdagen, dan staat hij meteen vast in onze agenda, en krijgt Rein er een melding van. Kies je een eerder moment, dan bevestigen we het nog; kies je een week, dan hoor je de dag nog van ons.

Je browser onthoudt het gesprek alleen in dit tabblad, zolang dat openstaat, zodat het doorloopt als je naar een andere pagina gaat. Je contactgegevens, je postcode en de momenten bewaart hij daarbij niet. Fris zet geen cookies, en hij stuurt je zelf geen mail of bericht.

Vraag je een prijs, advies of een afspraak, dan gebruiken we je gegevens om dat te regelen. Dat mag, omdat je een overeenkomst met ons wilt sluiten.

Zet er niets in wat we niet nodig hebben, zoals iets over je gezondheid.

Als je belt, mailt of klant wordt

Bel of mail je ons, vraag je een prijs of word je klant, dan bewaren we je gegevens in ons klantsysteem. Het gaat om:

• je naam, adres, postcode, woonplaats, mailadres en telefoonnummer
• wat je ons schrijft, met de foto's en tekeningen die je meestuurt
• je airco en ons werk: merk en type, het aantal ruimtes en hoe groot ze zijn, afspraken, offertes, facturen, je abonnement en wat we eerder bij je deden

Dat hebben we nodig om je te antwoorden, een offerte te maken, langs te komen, het werk te doen en de rekening te sturen. Ben je abonnee, dan plannen we er ook je jaarlijkse beurt mee. Dat mag, omdat het nodig is voor de overeenkomst met jou of voor een overeenkomst die je met ons wilt sluiten. Facturen en de administratie moeten we volgens de belastingwet bewaren.

Je hoeft ons niets te geven. Maar zonder adres kunnen we niet langskomen, en zonder telefoonnummer of mailadres kunnen we je geen antwoord geven.

Wat er in ons klantsysteem gebeurt

Ons klantsysteem leest de mail die binnenkomt op ons algemene adres. Claude, de AI van Anthropic, kijkt waar je bericht over gaat, haalt je gegevens eruit en schrijft een conceptantwoord.

Dat concept gaat niet vanzelf naar je toe. Rein of Peter leest het en past het aan waar nodig. Pas als hij op versturen klikt, gaat het weg. Dat is geen werkafspraak maar een slot in de software. De AI beslist dus niets over je: wat je antwoord, prijs of afspraak wordt, bepalen Rein en Peter.

Open je een offerte, aanbod of factuur via de link in onze mail, dan ziet Rein dat je hem bekeken hebt. Zeg je online ja of nee, of trek je je ja binnen de bedenktijd in, dan leggen we je naam, het tijdstip, je IP-adres en wat je erbij schrijft vast. Zo kunnen we laten zien wat er is afgesproken. Dat mag, omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.

Bij je factuur kan een link zitten om ons te beoordelen op Google. Klik je erop, dan zien we dat. Heb je hem na een week niet geopend, dan kan Rein je één herinnering sturen.

Bel je ons, dan noteren we wat nodig is: wie je bent, waar het over ging en wat we afspraken.

Een paar dingen gaan zonder klik van Rein of Peter: de antwoorden van Fris op je scherm, een onderhoudsbeurt die je met Fris vastlegt of in Mijn onderhoud verzet, en de inloglink voor Mijn onderhoud die je zelf aanvraagt.

Mail van ons

Ben je klant, dan kunnen we je mailen over het onderhoud van je airco. Bijvoorbeeld een aanbod voor een abonnement, of een bericht dat je airco aan de beurt is.

Fris vraagt in het gesprek of we je af en toe mogen mailen over je airco. Dat doen we alleen als je ja zegt, en dan bewaren we de vraag zoals je hem zag en wanneer je ja zei.

Wil je dat niet, zeg het, of meld je af met de link in de mail. Dan stopt het. Je hoeft er geen reden voor te geven.

Ben je geen klant, dan mailen we je geen aanbiedingen, tenzij je daar zelf ja op zei. En we bellen niemand om iets te verkopen zonder dat hij daar ja op zei, ook klanten niet.

Mijn onderhoud

Mijn onderhoud is je eigen pagina in ons klantsysteem. Je ziet er je afspraken, je volgende beurt, je airco, je kosten en je facturen.

Je komt erin met de link in een mail van ons, of met een inloglink die je zelf aanvraagt. Die sturen we naar je mailadres, en in die mail staat verder niets. Een account of wachtwoord heb je niet nodig.

Wat je er zelf invult, zoals het typenummer van je airco, waar de buitenunit hangt, wie er opendoet en foto's, komt in je dossier in ons klantsysteem, zodat de monteur weet wat hij aantreft. Foto's maken we eerst kleiner.

Via Fris kun je er iets doorgeven voor je volgende beurt of een storing melden. In Mijn onderhoud werkt Fris met vaste stappen, zonder AI.

Om je ingelogd te houden en je formulieren te beveiligen, zet Mijn onderhoud cookies. Zonder die cookies kun je niet inloggen, dus daar vragen we geen toestemming voor.

Als je online betaalt

Een factuur kun je online betalen met iDEAL | Wero: met de knop in je factuurmail, op je factuurpagina of in Mijn onderhoud, of na de beurt met de QR-code op de telefoon van de monteur.

De betaling loopt via Stripe. Stripe krijgt daarvoor het bedrag en je mailadres, en laat ons weten dat je betaald hebt. Dan zetten we je factuur op betaald, met wanneer en hoe je betaalde. Dat mag, omdat het nodig is voor de overeenkomst met jou.

Wie je gegevens nog meer ziet

Een paar bedrijven helpen ons. Ze mogen je gegevens alleen voor ons gebruiken, niet voor zichzelf.

Verder geven we gegevens alleen als de wet het eist, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Buiten de EU

Anthropic, Google, Railway en Cloudflare zijn Amerikaanse bedrijven. Daardoor kunnen je gegevens in de Verenigde Staten terechtkomen. Bij Anthropic gebeurt dat altijd, want daar draait de AI.

Microsoft is ook een Amerikaans bedrijf, maar houdt de mail van Europese bedrijven zoals het onze binnen Europa, op een paar uitzonderingen na.

Dat mag alleen met waarborgen die de Europese Commissie heeft goedgekeurd: de standaardcontractbepalingen, of het EU-VS-gegevensprivacykader als een bedrijf daaraan meedoet. Voor deze bedrijven is dat geregeld. Wil je zien hoe, vraag het ons, dan sturen we je een kopie of een link.

Hoe lang we het bewaren

• Een aanvraag waar niets uit voortkomt: vierentwintig maanden. Daarna wissen we hem.
• Ben je klant: zolang je klant bent, en daarna zolang we het nodig hebben voor de garantie en voor vragen over ons werk.
• Facturen en de administratie: zeven jaar, want dat eist de belastingwet.
• Reservekopieën van ons klantsysteem: dertig dagen. Daarna worden ze vanzelf gewist.
• Wat Anthropic van ons krijgt: dat wordt daar in de regel binnen dertig dagen gewist, en Anthropic traint er zijn AI niet mee.

Hoe we je gegevens beschermen

In ons klantsysteem komen alleen mensen van Airco Holland en Diginesso, en alleen na inloggen; in Mijn onderhoud zie je alleen je eigen pagina. Het verkeer met deze site en met het klantsysteem is versleuteld. Elke drie uur maken we een reservekopie, en we controleren of die compleet is.

Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens als dat moet, en aan jou als het risico voor jou groot is.

Wat je kunt vragen

Het zijn jouw gegevens. Je kunt ons vragen om:

• te laten zien welke gegevens we van je hebben en wat we ermee doen
• te verbeteren wat niet klopt
• je gegevens te wissen, behalve wat we moeten bewaren (facturen bijvoorbeeld zeven jaar)
• je gegevens even niet te gebruiken, bijvoorbeeld terwijl we uitzoeken of iets klopt
• te stoppen met iets wat we doen omdat we er zelf belang bij hebben (bij mail over onderhoud stoppen we altijd)
• je gegevens mee te geven in een gewoon bestand, voor jezelf of voor een ander bedrijf

Gaf je ergens toestemming voor, dan kun je die altijd intrekken.

Vraag het per mail of telefoon. We antwoorden binnen een maand. Soms vragen we eerst of je kunt laten zien dat je het zelf bent, zodat we niets aan de verkeerde geven.

Een klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, zeg het ons. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als dit verandert

Verandert er iets in wat we met gegevens doen, dan passen we deze pagina aan en zetten we de nieuwe datum bovenaan. Willen we je gegevens ooit voor iets nieuws gebruiken, dan hoor je dat eerst.